[Gast]

Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen,

 

wir, ein neu gebildeter PR in Niedersachsen, haben von den Vorgängern einige ältere Unterlagen erhalten. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Personalratsunterlagen (Einladungen, Protokolle etc.)?

Vielen Dank im Voraus.

[Gast]

Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen,

 

wir, ein neu gebildeter PR in Niedersachsen, haben von den Vorgängern einige ältere Unterlagen erhalten. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Personalratsunterlagen (Einladungen, Protokolle etc.)?

Vielen Dank im Voraus.

Guten Morgen,

habe zwar keine Ahnung, wo man etwas zu den Aufbewahrungsfristen PR-Unterlagen findet - im Zweifel würde ich mich an den Aktenplan halten - wo zwar nix über Protokolle und Unterlagen des PR steht, aber etwas über die Beteiligung des PR (durch den AG); und da steht bei uns (SN) ein "A" für dauernd aufbewahren. Hier würde ich im Umkehrschluss sagen: Wenn die Unterlagen beim AG dauern aufzubewahren sind, warum nicht auch beim PR. GGf. kann man auch noch Rückschlüsse zur Aufbewahrungsfrist von Personalakten ziehen... Solange die Akte aufzubewahren ist, sollten auch die Unterlagen beim PR da sein ???
Oder - Wenns zu viele Akten sind und Ihr die eigentlich "loswerden" möchtet, könnte vielleicht ein Datenschutzbeauftragter noch etwas wissen ... ... die wollen ja nicht so viele Daten gespeichert/gelagert haben ...

Schönen Tag

[delme1]

Hallo,
wie die Unterlagen aufzubewahren sind findest Du sicherlich im jeweiligen LPersVG, auch wenn es manchmal ein wenig versteckt steht.
Der Aktenplan erscheint mir da wenig hilfreich. In Niedersachsen ist dies z. B. in § 61 Abs. 2 geregelt. Danach sind Unterlagen des Personalrats, die personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Niederschriften und Personallisten, für die Dauer der Amtszeit des Personalrats aufzubewahren und ggf. an das zuständige Archiv abzugeben oder zu vernichten.
Liebe Grüße
delme1

[Russel Jack]

Personalratsunterlagen sollten solange aufbewahrt werden, wie sie von Bedeutung sind. Nicht mehr benötigte Unterlagen sollten nach Möglichkeit im Archiv zur Aufbewahrung gelangen.

[Gast]

https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Datensch...t_2012.pdf:

Andere Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, z.B. Sitzungsniederschriften und Personallisten, sind für die Dauer der Amtszeit des Personalrates in dessen Büro aufzubewahren und spätestens nach Ablauf einer weiteren Amtszeit zu vernichten.

Tagesordnungen, die gleichzeitig mit der Einladung zu einer Sitzung verschickt werden, sind am Ende der Sitzung von den Sitzungsteilnehmenden zurückzugeben oder selbst zu vernichten. Ein entsprechender Hinweis auf diese Verpflichtung sollte bereits im Einladungsschreiben gegeben werden.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht bestehen keine Einwände, wenn zu Dokumentationszwecken in Sitzungsniederschriften ausführlichere Informationen über Inhalte und Ergebnisse der Sitzungsberatungen festgehalten werden.
Dies schließt jedoch beispielsweise das Anfügen von Schreiben der Schwerbehindertenvertretung an den Personalrat zu konkreten Personalfällen bei Schwerbehinderten aus.

Keinesfalls dürfen Ablichtungen von Entwürfen zu Sitzungsniederschriften oder von Sitzungsniederschriften selbst an alle Personalratsmitglieder verschickt werden. § 37 Abs. 1 LPVG spricht von der Fertigung einer Niederschrift. Das Erstellen von mehr als einer Ausfertigung birgt die bereits erwähnte Gefahr des Entstehens von Personalnebenakten bei den jeweiligen Personalratsmitgliedern. Dies ist mit dem datenschutzrechtlichen Transparenzgebot und dem Grundsatz der Datensparsamkeit nicht vereinbar. Bereits verschickte Entwürfe sind zurückzugeben und zu vernichten.