Darf bei einer Rechnungsprüfung für den Jahresabschluß der Gemeinde ein Beleg aus dem Beleg-Ordner zu Prüfungszwecken entnommen werden oder muß dieser in jedem Fall im Ordner drinne bleiben?
Gibt es da konkrete Vorgaben und wenn ja, wo kann ich diese nachlesen?
Hallo,
Ich würde mir vom Beleg eine Kopie machen und darauf vermerken, wo das Original zu finden ist. Ich bin der Meinung, dass die Belege in den Belegordnern verbleiben sollten.
Allerdings ist das nur meine Meinung, ob es darüber Vorschriften gibt kann ich Dir leider auch noch nicht sagen, da mir meine erste Rechnungsprüfung in unserer Gemeinde erst noch bevor steht.
Falls der Prüfer diesen Beleg benötigt, dann darf er eine Kopie anfertigen. Darüber braucht sie der Prüfer nicht zu informieren, weil Belege oft für die Arbeitsunterlagen bzw. für den Prüfungsbericht benötigt werden. Wird eine Kopie angefertigt, dann ist in den wenigsten Fällen damit verbunden, dass es Beanstandungen an diesen Vorgang gibt, wie immer wieder gedacht wird.
Der Originalbeleg hat immer im Ordner zu verbleiben. Falls Originale für beispielsweise Gerichtsverfahren doch gebraucht werden, dann sind Übergabeprotokolle anzufertigen. An die Stellen, wo diese Originalbelege abgeheftet waren, würde ich eine Kopie des jeweiligen Beleges mit einen kleinen Vermerk abheften. Der Prüfer darf ohne Kenntnis der jeweiligen Abteilung, des Amtes u.s.w. keinen Originalbeleg mitnehmen. Falls er das doch machen sollte, dann machen sie ihn zuerst höflich darauf aufmerksam und fordern umgehend den Originalbeleg zurück. Sollte er das nicht begreifen, dann bringen sie ihn das sehr deutlich bei. Reagiert er selbst darauf nicht, dann beschweren sie bzw. ihr Vorgesetzter sich umgehend bei dessen Dienstvorgesetzten (möglichst schriftlich). Bekommen sie von dort keine "Unterstützung", dann würde ich diesen Prüfer keine Belege mehr zur Prüfung überlassen bzw. auf eine Prüfung nur in Anwesenheit eines Mitarbeiters bestehen. Auch ein Prüfer ist übrigens nichts weiter als ein ganz normaler Beamter oder Angestellter, auch wenn nicht wenige Prüfer das anders sehen. Diese haben den Boden der Realität verlassen und bedürfen dringend mehrerer Seminare, um die Anliegen einer Rechnungsprüfung sowie die Stellung beispielsweise der Rechnungsprüfungsämtern oder der Rechnungshöfe zu begreifen. Also mein Rat als "Finanzrevisor Pfiffig aus der DDR": Keine Angst vor (angeblich - selbst ernannten!) "großen Tieren". Reagieren sie gegenüber solchen überheblichen Prüfern ganz einfach wie folgt: So wie es in den Wald hineinruf, so schallt es auch wieder heraus. Prüfer mit überheblichen Auftreten schaden diesen Berufstand sehr. Nach 40 Jahren Tätigkeit im kommunalen Prüfungswesen habe ich keine Probleme mit so einer Behauptung. Fast ausschließlich nach der Wiedervereinigung habe ich diesbezüglich unangenehme Erfahrungen gesammelt und außerdem aus nicht wenigen Mündern über solche Prüferinnen und Prüfer gehört.
Falls ihr Vorgesetzter doch festlegt, die Belege weiter zur Prüfung bereit zu stellen, dann halten sie diese Anweisung schriftlich fest und bewahren sie diese Notizen auf. Das sollten sie deshalb machen, falls es sich später herausstellt, dass Belege fehlen. Es ist leider in der BRD zur Unsitte geworden, dass oft Unterlagen, Verträge, Belege u.s.w. in den Räumlichkeiten des jeweiligen Prüfungsamtes oder wahrscheinlich auch der Landesrechnungshöfe geprüft werden. Anstandslos werden ganze Mappen von Unterlagen dazu übergeben. Wäre ich beispielsweise Amtsleiter ein Fachamtes, würde ich diese Praxis strikt verbieten. Wer garantiert, dass alle Unterlagen bzw. Belege wieder zurück gegeben werden. Ein ganz verrücktes Beispiel. Bei einer Unterschlagung könnte es im Extremfall so sein, dass derjenige, der unterschlagen hat, behauptet, dass Belege für Ausgaben fehlen. Dann würden einige Herren oder Damen sehr alt aussehen. Sicher ein Extremfall. Aber als Finanzrevisor ist mir bestens bekannt, dass es Dinge gibt, die es eigentlich nicht gibt bzw. geben sollte.
