Guten Tag,
wie wird in kleineren Kommunen der Umgang mit Rechnungen gehandelt? Nehmen wir an, jemand bestellt Büromaterial bei Amazon etc., wer druckt die Rechnung, wird die sachlich rechnerisch gestempelt, wenn ja, wer macht das? Wer ist hinterher dafür verantwortlich, dass die Rechnung bezahlt wird?
Ich versuche es mal. Bei uns (Kommune mit 16.000 EW) läuft alles digital. Ich glaube dies wird Rechnungsworkflow genannt
Rechnungen werden von der Finanzbuchhaltung in ein Programm übernommen (entweder eingescannt oder als Datei).
Ausnahme: Sofern es sich um Investitionen handelt, geht die Rechnung zunächst an die Techniker und Ingenieure. Sobald diese drüber geschaut haben, geht die Rechnung wieder an die Finanzbuchhaltung, die in dem Programm bereits eine Anlage zuordnet.
Anschließend wird die Rechnung vom Sachbearbeiter in dem Programm kontiert (sachliche und rechnerische Richtigkeit; Eingabe von Sachkonto, Produkt und ggfs. Kostenstelle oder Auftrag).
Daraufhin gibt der Anordnungsberechtigte die Rechnung in dem Programm frei.
Anschließend ordnet die Finanzbuchhaltung in dem Programm die richtigen Personen- oder Firmenkonten zu.
Schließlich landet die Rechnung in der Kasse, die die Zahlung veranlasst.
In Deinem Beispiel einer Amazon-Rechnung muss derjenige, der bestellt hat bzw.das Konto verwaltet, die Rechnung herunterladen und diese an die Finanzbuchhaltung mailen. Wobei wir versuchen, bei lokalen Händlern zu bestellen, statt bei Amazon & Co.
