[Gast]

Ich wurde als Assistenz Bauverwaltung eingestellt. Ich mache den Sitzungsdienst und koordiniere Termine für die Sachgebietsleitung. Des Weiteren bin ich auch Assistenz der Amtsleitung, für die Amtsleitung koordiniere ich ebenfalls Termine und verwalte das Email Postfach und überwache die Bearbeitung der übertragenen Aufgaben an die Sachgebiete. 

Ich wurde in die EG5 Stufe 3 eingestuft. Und bekomme eine Fachkräftezulage zu EG 6. Wurde ich fair eingestuft?

[Gast]

Ja. Entgeltgruppe 5 TVöD passt zu den Tätigkeiten. Und in Stufe 3 wurdest Du sicherlich eingestuft, da Du schon förderliche Berufserfahrung hast.

Die Zahlung der Fachkräftezulage wundert mich etwas, aber das soll nicht Deine Sorge sein.

[Gast]

Hallo, ich bin in einem ähnlichen Tätigkeitsbereich tätig und in EG6/2 eingestuft.

[Gast]

Ich empfinde es eher unfair, weil ich eben nicht nur in der Bauverwaltung bzw. im Sitzungsdienst tätig bin, sondern ein großer Teil meiner Arbeitszeit als Assistenz der Amtsleitung tätig bin.
Ich verteile die Aufgaben an die Sachgebiete des Bauamtes und überprüfe hier die Rückläufe - ist sehr zeitaufwendig, weil ich gefühlt 200 Emails pro Tag reinbekomme und ich das Gefühl habe, als wäre ich die Chefin im Bauamt Des weiteren kommen einige Terminkoordinationen hinzu…

Habe ich irgendwie durch diese „Leitungsfunktion“-Aufgabe eine Chance auf eine höhere Entgeltgruppe oder zumindest eine Art Zulage ?

[Gast]

Auch wenn die Entgeltgruppe 5 sicherlich passt, ist eine Höhergruppierung nicht gänzlich auszuschließen. Chefs setzen sich schomal für gute Assistenten persönlich ein.

Ein Trick ist, die Aufgaben etwas umzugestalten und höherwertiger zu bezeichnen. Zum Beispiel: "Assistenz der Sachgebietsleitung und Referentin für Gremien- und Projektmanagement"

[Gast]

"Ich verteile die Aufgaben an die Sachgebiete"
Das beinhaltet auch die Entscheidung über die Zuweisung? Dann käme es darauf an was für Vorprüfungen darin enthalten sind.

Die Menge der Arbeit ist nicht eingruppierungsrelevant. Assistenz der Amtsleitung ist typisch E5 oder auch weniger.

[Gast]

"Ich verteile die Aufgaben an die Sachgebiete"
Das beinhaltet auch die Entscheidung über die Zuweisung? Dann käme es darauf an was für Vorprüfungen darin enthalten sind.

Die Menge der Arbeit ist nicht Eingruppierungsrelevant. Assistenz der Amtsleitung ist typisch E5 oder auch weniger.

Menge der Arbeit ist nicht eingruppierungsrelevant: stimmt. 
Assistenz der AMTSLEITUNG ist definitiv höher als E5. Hier wird das Postfach des Chefs nicht nur gesichtet, sondern offensichtlich auch priorisiert und weiterveranlasst. Das ist bereits Sachbearbeitungsebene und sicher eine E8 wert. 

Es lohnt sicher eine Stellenbeschreibung mit Angabe des prozentualen Anteils an Arbeiten unmittelbar für Chef. Aufsplittung Anteil operativ, taktisch, strategisch.

[Gast]

"Ich verteile die Aufgaben an die Sachgebiete"
Das beinhaltet auch die Entscheidung über die Zuweisung? Dann käme es darauf an was für Vorprüfungen darin enthalten sind.

Die Menge der Arbeit ist nicht Eingruppierungsrelevant. Assistenz der Amtsleitung ist typisch E5 oder auch weniger.

Menge der Arbeit ist nicht eingruppierungsrelevant: stimmt. 
Assistenz der AMTSLEITUNG ist definitiv höher als E5. Hier wird das Postfach des Chefs nicht nur gesichtet, sondern offensichtlich auch priorisiert und weiterveranlasst. Das ist bereits Sachbearbeitungsebene und sicher eine E8 wert. 

Es lohnt sicher eine Stellenbeschreibung mit Angabe des prozentualen Anteils an Arbeiten unmittelbar für Chef. Aufsplittung Anteil operativ, taktisch, strategisch.

[Gast]

Ich leite aus dem Bauamtspostfach die Emails weiter an die Sachgebiete und wenn in den Emails Todo‘s sind, überwache ich den Rücklauf. Wenn die Bearbeitungsfrist überschritten ist, sende ich „eine Erinnerung an die Bearbeitung“ und wenn am Ende immer noch keine Erledigung feststellbar ist, melde ich das an unsere Amtsleitung. (kommt eher selten vor).

Nochmals zusammengefasst meine Aufgaben:

• Sitzungsdienst
  
• Posteingang
  
• Telefondienst
  
• Terminkoordinationen für Sachgebiet Bauverwaltung und Amtsleitung
  
• E mail Postfach Bauamt - weiterleiten der Email, überwachen der Bearbeitung. Bei Fristüberschreitung > Erinnerung an die Bearbeitung (Dieses Überwachungssystem habe ich komplett selbst entwickelt und werde dafür von allen Seiten gelobt)
  

Meine Angst ist eben, dass man mir sagt, dass ich die Verwaltungsfachangestellten Ausbildung nicht habe und darum eben nicht evtl. höher gruppiert werden kann.

Ich habe eine abgeschlossene Berufsausbildung und die Fachhochschulreife/ Fachabitur.

Höhergruppierung möglich? Oder falls nicht möglich - gibt es eventuelle Zuschläge, die ich bekommen könnte?

[Gast]

Entscheidend ist erstmal, was für Prüfungen und Erwägungen du vorm Weiterleiten vornimmt. Welche rechtlichen Kenntnisse sind nötig, um z.B. die Fristen zu bestimmen?

[Gast]

Wir haben eine 14-Tage-Frist für die Bearbeitung der eingehenden Emails mit unserer Amtsleitung festgelegt. Und eine Zwischennachricht muss innerhalb von 2 Tagen beim Absender eingehen, dass die Email eingegangen ist.

Natürlich gibt es auch Emails, deren Bearbeitung länger dauert - da bekomme ich eine Mitteilung vom Sachgebiet.

Ich empfinde, dass ich nur die Sichtung der Mails durchführen sollte und auch ggf die Weiterleitung der Emails. Aber diese Rücklaufüberwachung ist meiner Meinung nach eine Leitungsposition Aufgabe.

Anders herum würde ich mich halt freuen, wenn ich für diese Tätigkeit eine höhere Eingruppierung bekommen würde.

Ich wollte hier im Forum raushören, ob ich eventuell Chancen dafür habe.

[Gast]

Terminüberwachung ist z.B. eine ganz normale Aufgabe der Registratur und meist nicht einmal gründliche Fachkenntnis. Wäre für sich genommen ggf. E4.
Bei Leitungskräften, die dies selber machen, schlägt es im Gesamtarbeitsvorgang Leitung nicht durch.