Ohje das Thema ist so umfangreich das man das nicht in 3 Sätzen beantworten kann.
Die meisten Antworten findest Du hier in dem "trockenem" Papier:
http://www.dbb.de/fileadmin/pdfs/2016/Anlage_5.pdf
In der Schulung (KAV) in der ich war, wurde ausdrücklich darauf hingewiesen, dass man erst Stellenbeschreibungen braucht um daraus die richtige Eingruppierung anzuleiten.
Wir haben das bei uns so gelöst, dass die Änderungen bereits im Stellenplan enthalten sind und dadurch auch der PR informiert worden ist.
Die wichtigste Info, die Kollegen haben maximal Zeit bis zum 31.12.2017 einen Antrag zu stellen. Das geht aber auch nur, wenn es eine Stellenbeschreibung gibt, um eine Bewertung vorzunehmen.
Kollegen die in einer Auszeit sind (Mutterschutz, Krank, usw) sind davon nicht betroffen, bei denen greift das Jahr erst, nach ihrem ersten Antrittstag.
Solltest Du PR oder Personaler sein, dann besuch am besten ein Seminar zu dem Thema. Bei uns gab es eine 200 seitige Doku dazu und damit meine ich nicht die oben genannte Anlage 5
Das macht vielleicht deutlich wie komplex das Thema ist.